ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG

Ðàm phán là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mục tiêu chung và những vấn đề còn bất đồng để có thể đi tới một thỏa thuận cùng có lợi cho các bên.

Ðàm phán là một kỹ năng mà các bên có thể thực hiện được. Chính vì thế các nhà đàm phán cần trau dồi các kỹ năng  và cần phải luôn hoàn thiện chúng như sau:

- Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từ quan điểm của họ.

- Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ.

- Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không đự đoán được.

- Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình

- Nhạy cảm với nền tảng văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại.

Ðể có được các kỹ năng trên, các nhà đàm phán cần phải chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng và không ngừng nghiên cứu, đúc rút, vận dụng kinh nghiệm của người khác để vươn tới. Phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu một số vấn đề cơ bảìn của nghệ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương

I. NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ ÐỂ TIẾN HÀNH ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG

Muốn đàm phán thành công cầìn chuẩn bị tốt các yếu tố sau :

· Ngôn ngữ.

· Thông tin.

· Năng lực của đoàn đàm phán.

· Thời gian và địa điểm đàm phán.

 1. Ngôn ngữ

           Trong giao dich ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Ðể khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ. Yêu cầu này không có giới hạn, biết càng nhiều ngọai ngữ càng tốt. Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh-ngôn ngữ thương mại của toàn cầu. Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn phải học các ngọai ngữ khác.

          Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng: vấn đề này không đơn giản. Ðể giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, chúng tôi xin giới thiệu với bạn một số kinh nghiệm sau:

· Nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch (Nếu là cuộc đàm phán phức tạp, nên ''diễn tập'' lời nói của mình cùng người phiên dịch vài lần trước khi đàm phán).

· Nói rõ và chậm.

· Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương.

· Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể bị mất.

· Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút mà không để cho người phiên dịch có cơ hội nói.

· Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được nói.

· Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghiîa vẫn còn mù mờ.

· Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm.

· Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được .

· Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói.

·  Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch.

·  Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần.

·  Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý.

·  Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi.

·  Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau .

·  Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm.

· Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết .

2. Thông tin  

    Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dù hoạt động trong lĩnh vực ngọai thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.

   

    Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những thông tin cơ bản.

a) Thông tin về hàng hóa

     Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa ...của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại.

    Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất.

    Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp.

    Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.

    Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng.

    Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.

  b)Thông tin về thị trường

- Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình.

- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v..

- Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính.

- Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do . . . không ?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v. v. .)

- Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.

- Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước.

    Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến động giá cả .v.v . .

c) Thông tin về thương nhân

- Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty.

- Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia .v .v. .)

- Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh.

- Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn.

- Kinh nghiệm và uy tín.

- Phong tục tập quán trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội.

- Phương hướng phát triển.

Ngoài ra còn thu thập thêm:

+ Thông tin về bản thân công ty mình.

+ Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu . . .

+ Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng, .v. v. .

d) Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài

· Nghiên cứu tại bàn (desk research)

Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường. Ðây là cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng không thể cho kết quả nhanh và độ chính xác không cao.

Các tài liệu thu thập: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách chuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn , các tham tán thương mại ở nước ngoài, thông tin trên Internet.

Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó. Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu không biết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin:

* Các nguồn nội địa:

Ðầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sách thương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơ quan là việc ất quan trọng, nên làm và cần làm).

* Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan:

- Các Thư viện

- Các cơ quan Chính phủ: Bộ Thương mại, Cơ quan thống kê.

- Các Phòng thương mại.

- Các Hiệp hội thương mại.

- Các Nhà xuất bản.

- Các Viện nghiên cứu.

- Các Ngân hàng.

- Các Tổ chức của người tiêu dùng.

- Các Công ty.

Thu thập được thông tin đã là một việc rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn là phải đánh giá được sự chính xác của thông tin. Ở đây nếu có thể, tất cả các nguồn tin cần kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác để đảm bảo chính xác.

· Nghiên cứu tại chỗ (field research)

Nghiên cứu trực tiếp ở thiû trường. Phương pháp này phức tạp, tốn kém nhưng có kết quả nhanh chóng, chính xác

Trước khi bắt đầu nghiên cứu tại chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như:

- Quyết định những mục tiêu nghiên cứu

- Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ

- Dự thảo một số câu hỏi.

- Chuẩn bị biểu mẫu

- Sắp xếp các cuộc phỏng vấn.

Ðể thực hiện việc nghiên cứu có thể sử dụng các phương tiện như sau:

- Các cuộc phỏng vấn cá nhân trực tiếp.

- Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại

- Các cuộc thăm dò qua thư từ

- Thăm viếng kho tàng, cửa hàng .v. v. .

Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, rồi tiến hành phân tích số liệu thu thập được, rút ra nhận xét, dự báo kết luận.

Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng gián điệp kinh tế .v .v. .

Trong thực tế, để đạt được kết quả cao, người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp trên.

e) Lập phương án kinh doanh

Có những người không hiểu, hoặc cố tình không hiểu về nền kinh tế thị trường. Họ cho rằng: ở đây hoàn toàn không có kế hoạch. Chính quan điểm sai lầm đó đã dẫn đến hai khuynh hướng kinh doanh trái ngược nhau. Khuynh hướng thứ nhất: làm thụ động, như người lần mò trong bóng đêm, gặp khách hàng đến đặt hàng thì làm, đang làm ăn tốt nếu khách hàng hủy hợp đồng thì hàng bị tồn kho, vốn ứ động và kết cục đen tối là phá sản. Khuynh hướng thứ hai: làm ăn theo kiểu "chụp giựt", thấy người khác có mối hàng thì "xông" vào tìm mọi thủ đoạn để cướp (thường bắt đầu bằng sự cạnh tranh về giá), cách làm giẫm đạp lên nhau, tự giết nhau này chỉ có lợi cho người nước ngoài. Như vậy, cả hai cách làm này đều không thể chấp nhận được. Phải đặt ra chiến lược hàng hóa thị trường dài lâu, tự chủ trong doanh nghiệp của mình.

Ðể quen dần với cách làm này trước hết hãy tập lập các phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh.

Một dự án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.

Ðể xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành các bước sau:

. Bước 1: Ðánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh.

. Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế)

. Bước 3: Ðề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: - sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, - sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua (bán) với ai ? . . .

. Bước 4: Ðề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới những mục tiêu đề ra. Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua . . .) và những biện pháp ở ngoài nước như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý . . .

. Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu. . Những chỉ tiêu chủ yếu là: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn . v.v. .

3. Năng lực cán bộ đàm phán  

. Thành phần đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực:  pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Xét về lâu dài, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam, nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích đáng nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia kể trên.

Ls Phan Khắc Nghiêm

NPKlaw & Associates

Kỹ năng đàm phán hợp đồng (kỳ 1)

Kỳ 1: Bên yếu thế có thể làm chủ được mọi cuộc đàm phán hợp đồng?

Như chúng ta biết Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên để làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt nghĩa vụ của các bên. Do đó pháp luật luôn tôn trọng và đề cao sự thỏa thuận của các bên, trừ khi thỏa thuận của một trong các bên vi phạm vào điều cấm của pháp luật. Vì vậy dù là hợp đồng kinh doanh thương mại có giá trị lớn với nhiều bên tham gia hay đối tượng của nó có phức tạp đến đâu đi chăng nữa thì về cơ bản bản chất cũng không khác gì với hợp đồng dân sự, mà ở đó các chủ thể tham gia có thể một bên chỉ là các cá nhân và đối tượng  tham gia giao dịch là các nhu yếu phẩm phục vụ sinh hoạt hàng ngày.

 Tùy thuộc vào địa vị pháp lý của mình khi tham gia vào quan hệ hợp đồng với tư cách mua hay bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay thuê dịch vụ, bên tặng cho hay bên nhận, bên chuyển giao công nghệ hay bên nhận chuyển giao, bên là tổ chức chuyên nghiệp hay không chuyên nghiệp..vv, thì quyền thỏa thuận của một trong các bên cũng không hề bị hạn chế đi. Một nền luật pháp luôn thượng tôn và đề cao giá trị thỏa thuận của các bên bao nhiêu thì chứng tỏ nền luật pháp đó là công bình và tiến bộ, bởi phạm vi điều chỉnh của nền luật pháp đó với các nhà lập pháp có tầm nhìn xa đã đạt đến ngưỡng ”hoàn hảo”. Nền luật pháp đó sẽ cổ súy mọi người dân được thỏa thuận những gì mà pháp luật không cấm. Ngược lại, một nền luật pháp chỉ cho người dân được thỏa thuận những gì mà pháp luật cho phép thì chứng tỏ nền luật pháp đó còn xa vời với cuộc sống, xã hội trong nền luật pháp đó sẽ bị chi phối bởi nhiều công cụ khác thiếu tính minh bạch hơn là được điều chỉnh bằng pháp luật.

Cho dù các chủ thể tham gia vào quan hệ hợp đồng thuộc nền luật pháp nào đi chăng nữa thì tính tự chủ, sự tự tin của mình luôn phải được đặt lên hàng đầu, bởi khi sự thiếu chủ động, thiếu tự tin đã bị triệt tiêu thì đống nghĩa với việc người đàm phán đã làm chủ được các điều khoản trong hợp đồng, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

Nếu bạn là bên bán hay bên cung cấp dịch vụ thì việc soạn thảo hợp đồng thường sẽ chủ động về bên bạn, bởi:

Thứ nhất, Bạn là bên chuyên nghiệp và thường xuyên chủ động tìm đến khách hàng, gửi bản chào hàng và khi bản chào hàng được chấp thuận thì bạn sẽ gửi tiếp dự thảo hợp đồng để cụ thể hóa bản chào hàng đó. Trong trường hợp này bạn là người có lợi thế nhất định với muôn vàn lý do để thuyết phục khách hàng của mình khi cho rằng đây là chính sách của công ty hay mẫu hợp đồng thông dụng được áp dụng cho tất cả các khách hàng trên toàn quốc hay toàn cầu. Điển hình của loại hợp đồng này thường được áp dụng đối với các mặt hàng hay dịch vụ có tính thông dụng vượt ra khởi biên giới lãnh thổ, giá bán hay phí dịch vụ là cố định và là thương hiệu nổi tiếng mà bạn tham gia với tư cách là bên phân phối, sản xuất hay cung cấp các mặt hàng hay dịch vụ đó....vv.

Thứ hai, trước khi tham gia vào quan hệ hợp đồng thì bạn đã có một địa vị pháp lý đặc thù nhất định, hay nói theo cách khác thì địa vị pháp lý đặc thù đó nó tồn tại và gắn liền với đối tượng của hợp đồng. Điển hình của loại hợp đồng này phát sinh từ các quan hệ như vay vốn, thuê mua tài chính mà bạn với tư cách là đại diện cho ngân hàng hay thể chế tài chính, hay bạn đại diện cho Nhà Nước trong hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phục vụ dự án..vv.

Thứ ba, Nếu bạn tham gia quan hệ hợp đồng với tư cách là một tập đoàn đa quốc gia, các sản phẩm và dịch vụ của mình đã đạt đến ngưỡng mà khi ai nghe tới cũng phải thừa nhận đó là "Tiêu chuẩn mang tính toàn cầu". Để bên mua, bên yêu cầu cung cấp dịch vụ được "nhận" bản chào hàng từ bạn thì họ phải đáp ứng được các tiêu chí được coi là " khách hàng". Kể cả trường hợp nếu bên mua, bên yêu cầu cung cấp dịch vụ chứng mình rằng họ có đủ khả năng tài chính để mua thì cũng chưa chắc được bạn chấp thuận chào bán, bởi bạn cho rằng các yếu tố khác còn quan trọng hơn như kỹ năng quản trị, nguồn nhân lực để tiếp nhận và gìn giữ uy tín thương hiệu của mình..vv.

Tuy nhiên, nếu bạn là bên mua hay thuê dịch vụ trong hợp đồng liên quan đến một trong các lĩnh vực vừa nên trên thì liệu bạn có được đàm phán không? Và nếu được thì cách đàm phán sẽ tiến hành như thế nào?. Tôi xin khảng định rằng bạn hoàn toàn có thể đàm phán và đàm phán tốt là đằng khác, nếu bạn biết cách để bên bán, bên cung cấp dịch vụ nhận biết rằng bạn là người mua hàng hay thuê dịch vụ được tổ chức theo một quy trình ”chuyên nghiệp và thông thái”. Điều này không hề đồng nghĩa với việc bạn phải là bên mua hàng hay thuê dịch vụ với số lượng lớn và thường xuyên. Mà sự chuyên nghiệp và thông thái nằm ở chỗ bạn biết cách tiếp cận và chủ động đưa ra yêu cầu chào hàng theo đầu bài của mình, bạn nắm được thông tin của các sản phẩm dịch vụ tương đương, bạn không hề tỏ ra bị choáng ngợp trước sản phẩm, dịch vụ đó làm cho bộ óc của bạn bị “tê liệt” đến nỗi phó thác tất cả các quyết định của mình cho một “ trái tim mù quáng đang yêu”  và bên bán, bên cung cấp dịch vụ chỉ cần ấn nhẹ một cái thì hầu bao từ “ trái tim” bạn đã được mở ra chứ nó không hề phải mất công sức để lôi ra từ “ két sắt kiên cố” nào của bạn cả.

Vậy để cụ thể hóa các ”đầu bài yêu cầu mua” của bạn đối với bên bán, bên cung cấp dịch vụ thì quyền chủ động soạn thảo hợp đồng luôn thuộc về bạn(hay bên tư vấn hoặc luật sư của bạn soạn ra) hoặc chí ít thì bạn có thể thoải mái ”vung” bút để sửa đổi bất kỳ điều khoản được cho là đã ”lập trình” sẵn như một cái máy của bên bán hay bên cung cấp dịch vụ theo ý của mình.

Ls Phan Khắc Nghiêm

NPKLaw & Associates

Những điều cần lưu ý khi đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế

Đàm phán là gì? Đó là việc sử dụng thông tin và quyền lực để tác động đến các hành vi trong một “ mớ các xung đột”. Còn đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cũng là một loại đàm phán mà trong đó có ít nhất hai bên chủ thể có trụ sở ở hai quốc gia hay lãnh thổ khác nhau có mục tiêu “ vừa xung đột vừa hài hòa” tham gia đàm phán để xác quan hệ mua bán hàng hóa thông thường hay dây chuyền sản xuất - chuyển giao công nghệ hoặc hợp đồng xây dựng nhà máy chìa khóa trao tay. ..vv.

Bản chất của quan hệ này là bên bán cũng là bên mua và bên mua cũng là bên bán, bởi bên bán muốn bán hàng hóa, máy móc, thiết bị và công nghệ, còn bên mua thì muốn mua những thứ đó. Nhưng nếu nói thực chất ra thì bên mua cũng đang “ bán tiền” để mua những thứ được quy ra tiền và tạo được ra các giá trị gia tăng so với đồng tiền mình bỏ ra. Do đó có thể coi đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế là quan hệ bình đẳng, hài hòa giữa các bên, không có cái gọi là sự áp đặt hay đơn phương trong quan hệ đàm phán, ký kết hợp đồng, cho dù một bên có là tập đoàn đa quốc gia với các thương hiệu sản phẩm mang tính toàn cầu còn bên kia chỉ là một doanh nghiệp nhỏ với tên tuổi được ghi danh ở cấp “ xã, phường”.

Các biến số quyết định của đàm phán

- Thông tin: Đàm phán là một quá trình chứ không phải một sự kiện, các bên thường muốn giữ kín các mục tiêu của mình cho đến phút chót. Do đó việc khai thác triệt để càng nhiều thông tin về đối tác thì đồng nghĩa với việc bạn đã “ đọc vị” được ý đồ của đối tác nên việc đối tác phải nhượng bộ các điều khoản với bạn chỉ còn là chuyện thời gian mà thôi.

- Quyền lực: Là Phương thức, phương tiện để bạn muốn đạt được điều khoản này đến điều khoản khác trong đàm phán. Quyền lực nó không phải là mục tiêu của đàm phán nhưng nó là Phương tiện không thể thiếu để bạn đi được đến đích của cuộc đàm phán. Trong đàm phán bạn sẽ có rất nhiều thứ quyền lực để sử dụng mà bình thường đôi khi bạn không nhận ra như quyền lực cạnh tranh, quyền lực mạo hiểm, quyền lực hợp pháp, quyền lực cam kết, quyền lực chuyên môn, quyền lực thưởng phạt, quyền lực đồng cảm, quyền lực đạo đức, quyền lực tiền lệ, quyền lực kiên trì..vv

- Thời gian: biến số này rất quan trọng trong đàm phán, bởi thời gian cần cho bạn để chuẩn bị đàm phán, nhưng thời gian cũng là cái đích để bạn có thể yêu cầu đối tác của bạn phải nhượng bộ đặt bút ký vào bản hợp đồng. Bởi khi bạn biết sử dụng các kỹ năng để làm cho đối tác mất càng nhiều thời gian và công sức cho mình thì cũng đồng nghĩa với việc họ dễ dàng chấp thuận các yêu cầu của bạn. Tuy nhiên bạn phải kiểm soát được thời gian, nếu không nó sẽ làm cho đối tác “ khó chịu” về bạn thì cũng là điều không tốt khi các bên triển khai thực hiện hợp đồng.

Cách thức đàm phán:

Tùy thuộc văn hóa, phong cách, tập quán kinh doanh và pháp luât của đối tác đến từ đâu mà người tham gia đàm phán phải có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như phải có một kỹ năng và tư duy đàm phán nhanh nhạy, vừa cương vừa nhu.

Để đạt được những điều khoản có lợi trong bản hợp đồng thì đòi hỏi cách thức đàm phán của bạn phải đa dạng và có chiến thuật. Cách thức đàm phán hiệu quả và thông dụng nhất hiện nay là cách thức đàm phán đôi bên cùng có lợi (win-win), bởi cách thức này giải quyết được 3 vấn đề hóc búa nhất đó là: Xây dựng lòng tin; Đạt được cam kết và Giải quyết xung đột.

Đặc trưng của đàm phán

Quá trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bên cạnh những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác thì cũng có những đặc trưng riêng biệt quả nó, đó là:

- Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là luật áp dụng trong hợp đồng. Ngoài ra tập quán hay thông lệ trong thương mại quốc tế là điều không thể thiếu trong hợp đồng thương mại Quốc tế.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh của các đối tác là các tập đoàn lớn đa quốc gia hoạt động rất chuyên nghiệp.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.

Các yếu tố cơ bản của hoạt động đàm phán

- Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quan trực tiếp và gián tiếp tới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị… Trong đó thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đàm phán.

 - Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng có ảnh hưởng rất lớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán.

- Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoạt động đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ… có tính chất quốc tế.

- Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thống nhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao - nhận hàng hóa, dịch vụ, quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên.

- Mục đích đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bên hướng tới.

Các phương thức đàm phán

Thực tiễn thương mại quốc tế cho thấy có rất nhiều phương thức đàm phán khác nhau và các phương thức sau đây thường xuyên được các bên áp dụng:

- Đàm phán qua thư tín, điện thoại là phương thức đàm phán được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh hiện đại vì những ưu điểm của nó như tiết kiệm chi phí, thời gian. Tuy nhiên Phương thức này chủ yếu được sử dụng trong các đàm phán mua bán hàng hóa thông dụng, có quy mô nhỏ và đối tác là những thương hiệu tên tuổi và thông dụng trên toàn thế giới.

- Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi liên quan đến các hợp đồng lớn, có đối tượng phức tạp, nhiều chủ thể tham gia, phạm vi đa dạng. Phương thức này có thể làm tốn kém về chi phí, thời gian nhưng hiệu quả thường rất cao, giảm thiểu rủi ro. Trong giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế toàn cầu hiện nay thì phương pháp đàm phán này đang thực sự là Phương pháp ưu việt trong việc lựa trọn đối tác của các doanh nghiệp Việt Nam.

Các bước của quá trình đàm phán

Quy trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường diễn ra theo những bước cơ bản sau:

- Xác định tình huống đàm phán là tìm hiểu và kiểm tra bối cảnh đàm phán và những vấn đề có liên quan, chú ý những khía cạnh chủ chốt tác động đến mối quan hệ đàm phán, thiết lập các mục tiêu chung cho quan hệ đàm phán, đó là lợi ích cụ thể mà các bên đều hướng tới.

- Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể…

- Tổ chức đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được.

Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Sau khi đã thống nhất được tất cả các vấn đề ở giai đoạn đàm phán, các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Khi ký kết, các bên cần tuân thủ các nguyên tắc ký kết, đó là bình đẳng, tự nguyện, thỏa thuận song phương, tuân thủ pháp luật và thông lệ quốc tế.

- Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có thể áp dụng nhiều phương thức ký kết hợp đồng khác nhau như ký trực tiếp, ký gián tiếp, ký bằng văn bản hoặc qua fax, thư điện tử.

- Tùy từng điều kiện cụ thể, việc ký hợp đồng có thể được tiến hành bằng một trong các hình thức sau: Hai bên ký vào hợp đồng mua – bán (văn bản thường được soạn thảo theo mẫu chung thống nhất); người mua xác nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do; người bán xác nhận bằng văn bản chấp nhận đơn đặt hàng của người mua, hai bên trao đổi bằng thư xác nhận về việc đã đạt được những điều khoản thỏa thuận trong đơn đặt hàng (trong đó nêu rõ những điều đã được thỏa thuận).   

- Thời điểm ký kết hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng bởi thời điểm này quan hệ hợp đồng giữa các bên tham gia được xác lập và nếu hợp đồng mang tính chất ưng thuận thì sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý ràng buộc các bên với nhau.

- Địa điểm ký kết khi các bên ở các nước khác nhau có ý nghĩa rất quan trọng, bởi đây là tiêu chí xác định luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng. Theo điều 18, 23 của Công ước Viên 1980, địa điểm ký kết hợp đồng là nơi được chấp nhận chào hàng. Do đó các doanh nghiệp Việt Nam nên đề xuất địa điểm ký kết tại nước mình vì nó phù hợp với tiêu chí mà đối tác nước ngoài dễ dàng phải chấp nhận đó là nơi diễn ra việc thực hiện hợp đồng.

Ls Phan Khắc Nghiêm

NPKlaw & Associates